Suite bureautique, les enjeux d’une alternative

C’est avec une profonde tristesse que nous avons appris ce 09 Septembre 2003 le décès de Frédéric Labbe avec qui nous fûmes de nombreuses fois en contact, ne serait-ce que pour préparer la mise en ligne de ce document.
Nous adressons à sa famille ainsi qu’à ses proches nos plus sincères condoléances.

Les liens ci-dessous dureront le temps qu’ils dureront mais nous serions heureux que quelqu’un reprenne le flambeau.

URL d’origine du document

Frederic Labbe était également l’auteur de l’heureuse initiative bureatiquelibre.org qui avait pour objectif de recenser les établissements utilisant une alternative à Microsoft Office.

Sans oublier le Portail CHU-LIBRE dédié à l’information des CH-CHU (comprendre organismes de santé) dont l’objectif était d’utiliser des logiciels libres tels que : OpenOffice.org, Samba, Squid, OCS Inventory, etc.

Est-il besoin de préciser le lien vers la suite bureautique en question ? (section francophone)

Il est beaucoup plus facile de passer sous Linux une fois que vous avez habitué vos utilisateurs à une suite bureautique libre qui fonctionne sur les deux systèmes d’exploitation. C’est pourquoi ce document participe également quelques part de l’autre migration : celle du changement d’OS !

Enfin un grand... merci (désormais posthume) à Frédéric Labbe pour ce document qui va apporter des litres d’eau à notre moulin.

Voici un document qui donne du poids et de la crédibilité non seulement à OpenOffice.org mais par extension, et lâchons-nous un peu, à toute la communauté du Libre.
Nous pourrions l’intituler : "Chronique d’une ambitieuse migration réussie", celle du déploiement de la suite OpenOffice.org en remplacement de la suite Microsoft Office, au Centre Hospitalier Avranches-Granville.

C’est en effet cette expérience sur le terrain qui est à la base du mémoire CNAM soutenu le 24 juin dernier par Frédéric Labbe, informaticien de son état et travaillant au Centre depuis 4 ans.
L’auteur cherchant à obtenir son diplôme d’ingénieur, clarté et rigueur scientifique sont donc au rendez-vous (du reste, pour l’anecdote qui n’en est pas une, il a été reçu avec la mention "très bien" !).

Le casse-tête de la gestion des licences Office, une attention toute particulière donnée au format XML et donc à la problématique de l’interopérabilité, la présence de nombreuses (et éloquentes) données chiffrées, une présentation des différents éléments de la suite, une liste des formats supportés en lecture ecriture ainsi que des commandes et outils génériques, une explication du fonctionnement de la communauté de développeurs, un questionnaire soumis aux utilisateurs, un cédérom (avec installation automatisée), une analyse des fichiers altérés, la prise en compte du coût humain dans la formation, un site portail pour accompagner les migrants, un livre en préparation... la liste des éléments pertinents de ce mémoire est pour le moins impressionnante !

C’est un véritable modèle de migration qui nous est proposée là pour non seulement l’ensemble du secteur public mais en fait pour toute structure utilisant la bureautique à plus ou moins grande échelle.

À n’en pas douter un cas d’école qui pourrait donner des idées a bien des décideurs informatiques générant ainsi un retentissant et salutaire effet boule de neige...

Outre, bien etendu, le mémoire proprement dit que vous trouverez en bas de page au format PDF, nous vous en présentons ci-dessous le résumé et l’introduction, histoire de s’en faire une petite idée (et vous donner envie de télécharger ces 2,5 Mo qui valent vraiment le coup).

Résumé

L’évolution des technologies informatiques et notamment des suites bureautiques, obligent le centre hospitalier Avranches-Granville à renouveler son outil bureautique. Ce marché des suites bureautiques est détenu à plus de 95 % par un seul éditeur logiciel, Microsoft.

Il existe actuellement un large consensus sur le fait que l’utilisation de Microsoft Office est devenu une obligation incontournable. Le standard de fait que constitue son format de fichier et la position dominante de cet éditeur posent de nombreux problèmes (sécurité, financier, confiance, mono-fournisseur, pérennité des données, etc).

Décider d’arrêter de travailler avec l’outil de Microsoft pose d’autres difficultés (reprise de l’existant, communication avec les partenaires, évolution du système d’information, accompagnement humain des utilisateurs, etc).

Ce mémoire s’attache à étudier les différents aspects de la question, à décrire la conduite de ce projet d’évolution du système d’information, à établir un bilan (humain, technique, financier) et à présenter des perspectives d’avenir.

Introduction

Depuis des millénaires, l’homme a fait évoluer son système de communication écrit. Les premières traces connues datent de plus de 30 000 ans à l’époque du paléolithique. D’abord symbolisée sous forme de peinture, la représentation évolue vers les signes (hiéroglyphes par exemple) puis apparaît l’alphabet tel que nous le connaissons. Le support, pour enregistrer les messages, a évolué en parallèle : les parois rocheuses, la pierre, le papier et enfin avec le développement de la technologie : l’informatique.

Les différents supports utilisés à l’époque pour archiver l’information ont permis d’en assurer la pérennité.

La signification des messages a traversé les millénaires car ceux ci sont directement interprétables par l’homme.

En seulement une ou deux décennies, l’utilisation du support informatique et le transfert du décodage à des outils bureautiques sont arrivés à faire le contraire :
- La lecture des informations par tous n’est désormais plus possible,
- Avec le changement constant des formats de fichiers bureautiques la compréhension dans le temps n’est plus certaine.

Cet état de fait, lié au monopole d’utilisation d’un outil bureautique unique, peut il être inversé ?

Le déploiement, dans un environnement hospitalier, d’un outil de remplacement dans un domaine sensible car universel, l’atelier bureautique, n’est pas chose aisée. Au-delà de l’approche purement technique, cette intégration doit prendre en compte l’aspect multi-génies du problème (technique, humain, financier, réglementaire, ...).

Nous voulons répondre dans ce mémoire à plusieurs interrogations :
- Ce que peuvent apporter les solutions libres et ouvertes,
- Le cas spécifique d’OpenOffice.org versus Microsoft Office,
- Les difficultés liées au changement et les méthodes à employer pour y arriver,
- Les aspects management, financier, stratégique et opérationnel de cette étude de cas.

Au-delà de la présentation de cet environnement, particulier à plus d’un titre, nous nous attacherons à exposer différentes alternatives à l’existant au travers de leurs spécificités et par comparaison.

L’étude de la conduite de ce projet doit nous amener à nous interroger sur tous les aspects de ce changement afin d’en organiser la mise en oeuvre auprès de toutes les composantes professionnelles de centre hospitalier et d’en mesurer l’impact.

Enfin, la phase délicate de la réalisation, devra permettre de répondre aux ajustements et évolutions nécessaires afin de faire de cette étude une expérience synthétique ayant vocation à servir d’exemple. Elle vise à alimenter un courant novateur et à être le moteur d’autres projets, en d’autres lieux, privilégiant et valorisant des solutions informatiques alternatives.